Privacyverklaring

Houvast Uitvaartzorg hecht grote waarde aan de privacy van de ouders die we begeleiden. Om die reden hanteren we een privacybeleid dat de veiligheid van jullie persoonsgegevens waarborgt. Wij zijn er van bewust dat jullie vertrouwen stellen in ons. Wij zorgen er dan ook voor de de persoonlijke informatie die jullie ons geven vertrouwelijk wordt behandeld.

Mireille, Gertie en Lotte van Houvast Uitvaartzorg zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

 

Contactgegevens

Houvast Uitvaartzorg

0416 234363

info@houvast-uitvaartzorg.nl

 

Bewust informeren en beveiligen

Houvast Uitvaartzorg is verplicht je te informeren over de omgang met je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring staat wat ermee gebeurt, met welk doel en hoe ze worden bewaard en beveiligd.

 

Zorgvuldig, vertrouwelijk en respectvol

Je gegevens worden vanzelfsprekend zorgvuldig, vertrouwelijk en respectvol behandeld. Al je contactgegevens via email, worden op een veilige server opgeslagen. Onze server wordt regelmatig voorzien van een nieuw wachtwoord.

 

Persoonsgegevens

Afhankelijk van welk formulier worden de volgende persoonsgegevens verwerkt: voor- en achternaam, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer, BSN, Burgerlijke staat,  e-mailadres, de naam en geboortedatum van je overleden kindje, registratienummer ten behoeve van begraven of cremeren, door ons gemaakte foto’s, het ziekenhuis, en het IP-adres (het adres vanaf waar de website is bezocht, oftewel de gebruikte internetverbinding) en gegevens over je activiteiten op de website. Indien je een uitvaartverzekering hebt, zullen we naar je polisnummer en verzekeringsmaatschappij vragen.

 

Wat gebeurt er met uw persoonsgegevens?

We zullen je gegevens gebruiken bij activiteiten die nodig zijn om ons werk als uitvaartbegeleider goed uit te kunnen voeren. Dit wil zeggen dat we de wettelijk noodzakelijke persoonsgegevens zullen overhandigen aan de instanties die nodig zijn voor onze bedrijfsvoering.. Denk hierbij aan gemeenten, uitvaartverzekeringen, crematoria of begraafplaatsen, belastingdienst e.d.

Verder worden je gegevens bewaard om contact met je op te nemen of om vragen te beantwoorden. Met het achterlaten van je contactgegevens geef je toestemming aan Houvast Uitvaartzorg om je te informeren over aan ons bedrijf verbonden relevante activiteiten en vraagstukken. Denk hierbij aan het informeren naar hoe het met je gaat, uitnodigingen voor lotgenotencontact of de nieuwsbrief die wellicht interessant voor je kunnen zijn.

De foto’s die wij maken tijdens de dagen rondom het afscheid zullen we zorgvuldig bewaren. We zullen nooit zonder uw schriftelijke toestemming foto’s gebruiken (denk hierbij aan onze website, presentaties of voorlichting).

Alle foto’s en gegevens slaan wij op in Google Drive. De gegevens worden daar opgeslagen in beveiligde datacenters. Indien onze computers kapot gaan, kunnen wij via een ander apparaat nog steeds bij de noodzakelijke informatie.

Onze computers en onze Google accounts zijn beveiligd met wachtwoorden die wij regelmatig wijzigen. Wij zullen ons houden aan de stappen die we moeten ondernemen om ons Google account te beveiligen. Zo optimaliseren we de veiligheid.

Indien onze computer gehackt wordt, zullen we direct onze computer uitzetten, de stekker eruit halen en onze gegevens veilig stellen. Wij zullen er alles aan doen wat binnen ons vermogen ligt, om de gegevens te beschermen.

 

Wat gebeurt er niet met je gegevens?

Je gegevens worden niet verkocht aan derden. Ze worden ook niet gebruikt om uitgebreide bezoekersprofielen samen te stellen, noch voor besluitvorming op basis van geautomatiseerde verwerkingen (dat wil zeggen, door computerprogramma’s of -systemen zonder tussenkomst van een mens). Op onze website staan links naar andere websites die onafhankelijk opereren van Houvast Uitvaartzorg en waar wij geen zeggenschap over hebben. Dit betekent dat andere websites een eigen privacybeleid hanteren.

 

Worden je gegevens met derden gedeeld?

Ja, uitsluitend indien dat noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang zoals redelijke bedrijfsuitoefening:

  • bank, vanwege de verwerking van facturen;
  • belastingadviseur, vanwege inzage in facturen met adresgegevens;
  • website host, voor de opslag van gegevens vanuit e-mail contact;
  • Google Analytics, voor de analyse van bezoekgegevens website;
  • Google Drive, voor de opslag van gegevens;
  • Mailchimp, voor het opstellen en versturen van nieuwsbrieven.

Met bovengenoemde bedrijven of organisaties zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

 

Wat gebeurt er als je onze website bezoekt?

Technische en functionele cookies worden gebruikt om onze website naar behoren te laten werken en het gebruiksgemak te garanderen. Daarnaast worden via Google Analytics algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres. 

 

Cookies

Een cookie is een klein en eenvoudig tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op je computer of mobiele apparaat. Via de instellingen van je internetbrowser kun je je afmelden voor cookies, voor het verwijderen van eerder opgeslagen informatie en een melding laten geven bij verzending van een cookie. Sommige websites werken echter minder goed als je alle cookies uitschakelt.

 

Google Analytics

Google Analytics analyseert bezoek- en klikgedrag op onze website. Die informatie wordt door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten en verwerkt in rapporten over het functioneren van de website. Op de websites van Google en Google Analytics vind je hun privacybeleid met meer informatie. Dit verzamelen van gegevens gebeurt op een privacy vriendelijke manier. Er wordt geen gebruik gemaakt van een combinatie van andere Google diensten met Google Analytics. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Hier hebben wij geen invloed op. 

 

Je gegevens zijn goed beveiligd

Wij nemen de bescherming van je gegevens serieus. Je gegevens worden opgeslagen in Google Drive. Waar alleen wij als eigenaren van Houvast Uitvaartzorg inzage in hebben. Wij volgen de beveiligingsstappen die door Google Drive worden aangegeven. Onze computers zijn met passende en doelmatige technische maatregelen beveiligd en de website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat. Onze computers zijn beveiligd met een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord, waartoe alleen wij zelf toegang toe hebben.

De persoonsgegevens en overeenkomsten van opdracht bewaren wij in Google Drive en de papieren formulieren in een afgesloten dossierkast. Alleen wij als eigenaren van Houvast Uitvaartzorg kunnen deze gegevens inzien. 

 

Hoe lang blijven je gegevens bewaard?

We bewaren je persoonsgegevens 1 jaar. Contactgegevens bewaren we zo lang als noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief of lotgenotencontact. Uitzondering daarop is de wettelijke verplichting om fiscaal gerelateerde gegevens 7 jaar te bewaren.

Wij maken foto’s van de dagen rondom het afscheid, deze worden op een beveiligde computer bewaard. We zullen de door ons gemaakte foto’s verwijderen nadat we deze hebben toegestuurd en u deze ontvangen heeft. Indien we toch een paar foto’s willen bewaren, vragen wij daar uw schriftelijke toestemming voor.

 

Bezwaar

Mocht je er aanleiding toe zien, dan kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens en/of een klacht indienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens. Wil je je gegevens inkijken of laten verwijderen? Neem dan contact met ons via info@houvast-uitvaartzorg.nl